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COUNCIL CHAIRPERSON

Type of Position: Contract (Date of Hire until May 31st, 2026)
Start Date: August 2025
Time Commitment: Roughly 5 hours per month

Description
The Council chairperson is responsible for overseeing the operations of the GSA’s Council of Directors. They preside over council meetings and ensure that all members are able to participate and contribute to discussions. The Council chairperson is also responsible for setting the meeting agenda and ensuring that all items are addressed in a timely and efficient manner. To succeed in this role, candidates must have strong leadership and communication skills, as well as a deep understanding of the GSA’s mission and goals. They should also have experience working in a collaborative environment and be able to manage conflict effectively.

Responsibilities:

• Coordinates all monthly Council meetings with Executives and Directors;
• Responsible for sending Council members notice of meetings at least seven (7) calendar days or ten (10) business days prior to each meeting;
• Responsible for collecting agenda items, compiling the agenda, and sending the final agenda to all Council members at least five (5) business days prior to each meeting;
• Ensures that all documentation that is relevant to the Council Meeting is stored and organized in the Council’s shared Google Drive before the meeting occurs;
• Ensures Robert’s Rules of Order and other rules outlined in the GSA Bylaws and Policies are respected during Council meetings;
• Keeping Council Meetings on topic for each point in the agenda.

Essential Requirements:

• Strong organizational skills and attention to detail;
• Strong leadership and social skills;
• Strong people management skills;
• General knowledge of Concordia University and GSA;
• General knowledge of Robert’s Rules of Order;
• Must be a currently enrolled graduate student at Concordia University;
• Must be authorized to work in Canada (valid SIN card required).

Assets:

• Experience utilizing Google Workspace in a professional setting;
• Experience in leading large team meetings.

Applications Must Include:

• CV;
• Unofficial Transcripts (as Proof of Enrolment).

How to Apply:

To apply, please fill out the Google Form linked below. You will be required to upload the needed documents as a single PDF document.

The application deadline is July 18th, 2025 at 11:59pm.

Notes:

• Candidates chosen to be hired cannot hold an elected or appointed position in the GSA (Executive, Director, EJC member, etc.) or such a position on a sub-association or club registered with the GSA;
• Interviews will be held in-person or virtually on July 30th, July 31st, August 1st, and August 4th.

PRÉSIDENT(-E) DU CONSEIL DES DIRECTEURS

Type de poste: Contrat (Date d’embauche jusqu’au 31 mai 2026)
Date de début: Août 2025
Nombre d’heures: Environ 5 heures par mois

Description

Le Président (La Présidente) du Conseil des directeurs est responsable pour superviser les opérations du Conseil des directeurs de l’AÉÉCS. Il ou elle préside les réunions du Conseil et assure que tous les membres sont capables de participer et contribuer aux discussions. Il ou elle est aussi responsable pour fixer l’ordre du jour et s’assurer que tous les items sont adressés d’une manière opportune et efficace. Pour réussir dans ce rôle, les candidats doivent avoir de fortes compétences en leadership et communication, ainsi qu’une profonde compréhension de la mission et des objectifs de l’AÉÉCS. Ils ou elles devraient avoir de l’expérience travaillant dans des environnements collaboratifs et être capables de naviguer les conflits effectivement.

Responsibilities:

• Coordonner les réunions mensuelles du Conseil avec les Exécutifs et Directeurs;
• Envoyer aux membres du Conseil un avis de réunion au moins sept (7) jours civils ou dix (10) jours d’affaires avant chaque réunion;
• Recueillir les items pour l’ordre du jour, préparer l’ordre du jour et l’envoyer aux membres du Conseil au moins cinq (5) jours d’affaires avant chaque réunion;
• Assurer que tous les documents pertinents à une réunion sont conservés et organisés dans le Google Drive partagé du Conseil avant ladite réunion;
• Assurer que le code de procédure de Roberts Rules, ainsi que les règlements donnés dans les statuts et règlements et politiques de l’AÉÉCS sont respectés lors des réunions;
• Assurer que les réunions se tiennent au sujet de discussion pour chaque item dans l’ordre du jour

Exigences essentielles:

• Fortes compétences organisationnelles et soucis au détail;
• Fortes compétences de leadership et aptitudes sociales;
• Fortes compétences en gestion des personnes;
• Connaissances générales de l’université Concordia et de l’AÉÉCS;
• Connaissances générales du code de procédure de Roberts Rules;
  Doit être actuellement enregistré comme étudiant.e de cycle supérieur à Concordia
• Doit être autorisé pour travailler au Canada (NAS valide obligatoire)

Atouts:

• Expérience avec Google Workspace dans un cadre professionnel;
• Expérience présidant de larges réunions

Candidatures doivent inclure:

• CV;
• Relevé de notes non officiel (comme preuve d’enregistrement).

Comment postuler:

Pour postuler, veuillez compléter le formulaire Google lié ci-dessous. Vous devez charger les documents nécessaires comme un seul PDF.

La date limite est le 18 juillet 2025 à 23h59.

Notes:

• Le candidat embauché ne peut pas occuper un poste élu ou nommé (exécutif, directeur, membre du comité de surveillance des élections, etc.) dans l’AÉÉCS ou occuper un tel poste dans une sous-association ou club enregistré avec l’AÉÉCS.
• Les entrevues se tiennent le 30 juillet, 31 juillet, le 1 août et le 4 août.

MINUTE TAKER

Type of Position: Contract (Date of Hire until May 31st, 2026)
Start Date: August 2025
Time Commitment: Roughly 5 hours per month

Description
The minute taker attends and records the proceedings of Council meetings. To succeed in this role, candidates should have excellent listening and writing skills, attention to detail, and the ability to work under pressure. They should be able to produce accurate and concise summaries of discussions, decisions, and actions taken during meetings. They should also be proficient in using relevant software for note-taking and transcription. Additionally, they should be able to maintain confidentiality and work collaboratively with other members of the team.

Responsibilities:

• Takes attendance at the beginning of each Council meeting;
  Takes clear and detailed notes of all Council meeting proceedings as they occur;
• Documents all votes that occur at Council;
• Responsible for sending a draft version of the Council meeting minutes to the President, Council Chairperson, all sitting Directors, and Communications Manager no more than five (5) business days after the meeting in question;
• Creates a comprehensive list of all tasks to be completed before the next council meeting;
• Ensures that all documentation that is relevant to the Council Meeting is stored and organized in the Council’s shared Google Drive.

Essential Requirements:

• Strong attention to detail;
• Strong and speedy writing skills;
• Ability to synthesize complex information into plain language;
• General knowledge of Concordia University and GSA;
• Must be a currently enrolled graduate student at Concordia University;
• Must be authorized to work in Canada (valid SIN card required).

Assets:

• Experience utilizing Google Workspace in a professional setting;
• Experience in taking clear notes.

Applications Must Include:

• CV;
• Relevé de notes non officiel (comme preuve d’enregistrement).

How to Apply:

To apply, please fill out the following Google Form. You will be required to upload the needed documents as a single PDF document to the application form.

The application deadline is July 18th, 2025 at 11:59pm.

Notes:

• Candidates chosen to be hired cannot hold an elected or appointed position in the GSA (Executive, Director, EJC member, etc.) or such a position on a sub-association or club registered with the GSA;
• Interviews will be held in-person or virtually on July 30th, July 31st, August 1st, and August 4th.

SECRÉTAIRE DU CONSEIL DES DIRECTEURS

Type de poste: Contrat (Date d’embauche jusqu’au 31 mai 2026)
Date de début: Août 2025
Nombre d’heures: Environ 5 heures par mois

Description

Le secrétaire du Conseil assiste aux et enregistre les délibérations des réunions du Conseil des directeurs. Pour réussir dans ce rôle, les candidats doivent avoir d’excellentes compétences d’écoute et d’écriture, un souci pour le détail et la capacité de travailler sous pression. Il ou elle devrait être capable de produire des résumés précis et concis des discussions, décisions et actions prises dans les réunions. Il ou elle doit être compétent dans le logiciel pertinent pour la prise de notes et la transcription. De plus, il ou elle devrait être capable de travailler en collaboration avec les autres membres de l’équipe et de maintenir la confidentialité.

Responsibilities:

• Prendre les présences au début de chaque réunion du Conseil;
• Prendre des notes claires et détaillées des délibérations du Conseil;
• Documenter tous les votes qui sont pris au Conseil;
• Envoyer une copie préliminaire du procès-verbal de chaque réunion au Président, au Président(-e) du Conseil, à tous les Directeurs et au responsable de la communication au plus tard cinq (5) jours d’affaires après la réunion en question;
• Créer une liste complète des tâches qui doivent être complétées avant la prochaine réunion;
• Assurer que tous les documents pertinents à la réunion sont conservés et organisés dans le Google Drive partagé du Conseil;

Exigences essentielles:

• Fort souci au détail;
• Fortes compétences en rédaction;
• Capacité à synthétiser des idées complexes en langage simple;
• Connaissances générales de l’université Concordia et de l’AÉÉCS;
• Doit être actuellement enregistré comme étudiant.e de cycle supérieur à Concordia;
• Doit être autorisé pour travailler au Canada (NAS valide obligatoire)

Atouts:

• Expérience avec Google Workspace dans un cadre professionnel;
• Expérience dans la prise des notes

Candidatures doivent inclure:

• CV;
• Relevé de notes non officiel (comme preuve d’enregistrement).

Comment postuler:

Pour postuler, veuillez compléter le formulaire Google lié ci-dessous. Vous devez charger les documents nécessaires comme un seul PDF.

La date limite est le 18 juillet 2025 à 23h59.

Notes:

• Le candidat embauché ne peut pas occuper un poste élu ou nommé (exécutif, directeur, membre du comité de surveillance des élections, etc.) dans l’AÉÉCS ou occuper un tel poste dans une sous-association ou club enregistré avec l’AÉÉCS;
• Les entrevues se tiennent le 30 juillet, 31 juillet, le 1 août et le 4 août.