Opportunities

Type of Position: Permanent (full-time)

Start Date: As soon as possible.

Hours and Wage: 40 hours per week; $25.60/hour (approx. $53,248/year)

The Office Manager and Recording Secretary is integral to the daily operations of the GSA, responding to inquiries, overseeing the GSA office, and assisting the Executive Committee with basic managerial functions. They liaise with the GSA’s healthcare provider and provide support for graduate students encountering difficulties with healthcare matters. They work closely with the GSA’s elected Council of Directors, notably by taking meeting minutes and by providing training, advice, and expertise to the Council to assist its good functioning, and serve as an important liaison between the Council and the GSA’s staff.

Responsibilities:

• In conjunction with the Administrative Assistant, serves as a first point of contact for graduate students and external persons, responding to or otherwise delegating inquiries to the appropriate persons whether these are received via email, telephone, or in-person visits.
• Performs routine administrative and clerical tasks such as copying, faxing, mailing, filing, and managing petty cash.
• Files the GSA’s annual update with the Registre des entreprises du Québec and any subsequent updates should the composition of the Council of Directors change. 
• Files the GSA’s annual registration with the Office of Student Life and Engagement and any subsequent updates should the composition of the Council of Directors change.
• Liaises with the GSA’s healthcare and dentalcare provider(s) and provides support to graduate students in matters pertaining to the GSA’s healthcare and dentalcare plans.
• Is an administrator for the GSA’s Google Workspace, creating, disbanding, and otherwise managing user accounts.
• Oversees the GSA office and ensures its general condition, submitting maintenance requests when required.
• Prices and purchases office furniture, equipment, and supplies when required and maintains an accurate inventory of these.
• Maintains the Association’s records, including the records of the Council of Directors (excluding those pertaining to the financial affairs of the Association which fall under the purview of the Finance Manager).
• Conducts research or otherwise prepares reports or papers for the consideration of the Executive Committee and/or Council of Directors.
• Performs basic managerial functions in conformity with the collective agreement, including but not limited to coordinating staff scheduling and tracking staff members’ PTO, vacation days, and sick days. The decisions of the Office Manager and Recording Secretary are subject to the review and final approval of the Executive Committee. 
• In conjunction with the Finance Manager, oversees the Association’s payroll system.
• Coordinates the onboarding and training of new staff members, Executives, and Directors.
• Attends the meetings of the Council of Directors and takes the minutes in accordance with the GSA’s Bylaws and policies and the latest edition of Robert’s Rules of Order Newly Revised.
• Circulates draft minutes to the relevant parties, records any corrections made to draft minutes at subsequent meetings, and certifies the approved minutes.
• Liaises between the Council and the Association’s staff, ensuring relevant Council decisions are promptly communicated to staff members affected by these.
• Assists the Council Chairperson by collating committee reports, resolutions, and other pertinent documents for Council meetings’ agendas.
• Takes attendance at Council meetings, noting any excused absences, late arrivals, and early departures, and communicates these to the relevant parties.
• Advises Directors and Executives on matters pertaining to parliamentary procedure and the GSA’s Bylaws and policies when required.
• May assist the Directors and Executives with the preparation of any amendments to or new Bylaws and policies.
• May serve as the secretary for the GSA’s General Assemblies, if so appointed.
• May perform other duties as required by the Executive Committee or the Council of Directors.

Notes:

• Applicants must be authorized to work in Canada (valid SIN required).
• External applicants must be a currently enrolled graduate student at Concordia University.
• Applicants cannot hold an elected or appointed position in the GSA (Executive, Director, EJC member, etc.) or have held such a position in the last three (3) years.
• Internal candidates shall have preference as per the collective agreement.
• This is a permanent, unionized position and is subject to a probationary period in accordance with the collective agreement.
• Interviews will be held the weeks of August 16th and 23rd.
• Upon re-opening of the GSA’s office, work will be performed in-person at the GSA House (2030 Mackay). Until then, work will be performed remotely.

Equity and Accommodation

The GSA is committed to employment equity and welcomes applications from all qualified candidates, including those from equity-deserving groups. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process; please contact external@gsaconcordia.ca to make arrangements.

Type de poste: Permanente (temps plein)

Date de début: Dès que possible.

Nombre d`heures et salaire: 40 heures par semaine; $25.60/heure (approx. $53,248/année)

L’administratrice ou administrateur de bureau et secrétaire de séance joue un rôle indispensable dans les activités quotidiennes de la GSA, en répondant aux demandes d’information, en chapeautant les activités du bureau de la GSA et en soutenant le comité exécutif dans ses fonctions de gestion de base. Cette personne assure la liaison avec le fournisseur de soins de santé de la GSA et offre de l’aide aux étudiantes et étudiants diplômés qui rencontrent des difficultés en matière de soins de santé. Elle collabore étroitement avec les personnes élues au Conseil de la direction de la GSA, notamment en rédigeant le procès-verbal des réunions et en offrant de la formation, des conseils et son expertise pour veiller au bon fonctionnement du Conseil, et sert de lien entre ce dernier et le personnel de la GSA.

Responsabilités:

• En collaboration avec l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif, servir de premier point de contact pour les étudiantes et étudiants diplômés ainsi que pour les personnes de l’externe, répondre aux demandes d’information faites par courriel, par téléphone ou sur place ou les rediriger vers la bonne ressource.
• Effectuer les tâches administratives et de bureau habituelles, comme les photocopies, les envois par télécopieur et courrier, le classement de documents et la gestion de la petite caisse.
• Produire la déclaration de mise à jour annuelle de la GSA auprès du Registre des entreprises du Québec, de même que toute autre mise à jour en cas de changements au sein du Conseil de la direction.
• Procéder à l’inscription annuelle de la GSA auprès de la Direction de la vie étudiante et effectuer toute modification subséquente en cas de changements au sein du Conseil de la direction.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs de soins de santé et de soins dentaires de la GSA et fournir du soutien aux étudiantes et étudiants diplômés en lien avec les assurances maladie et dentaires de la GSA.
• Agir en tant que gestionnaire de la plateforme Google Workspace de la GSA : créer, supprimer et gérer les comptes utilisateurs.
• Chapeauter le bureau de la GSA et veiller à son maintien en bon état; soumettre des demandes d’entretien au besoin.
• Établir le prix et procéder à l’achat du mobilier, de l’équipement et des fournitures de bureau lorsque nécessaire et tenir à jour leur inventaire.
• Effectuer la tenue des dossiers de la GSA, notamment les dossiers du Conseil de la direction (sauf ceux qui ont trait aux affaires financières, qui relèvent du poste de gestionnaire des finances).
• Mener des activités de recherche et préparer des rapports à soumettre au comité exécutif ou au Conseil de la direction.
• S’acquitter de tâches de gestion de base, comme le prévoit la convention collective, notamment la coordination des horaires ainsi que le suivi des congés personnels, des vacances et des congés de maladie du personnel. Ses décisions sont soumises à l’examen et à l’approbation du comité exécutif.
• En collaboration avec la personne titulaire du poste de gestionnaire des finances, voir au bon fonctionnement du système de paie de la GSA.
• Coordonner l’orientation et la formation du personnel, des gestionnaires et des membres de la direction à leur entrée en poste.
• Assister aux réunions du Conseil de la direction et en rédiger les procès-verbaux, conformément aux règlements administratifs et aux politiques de la GSA ainsi qu’à la dernière édition du code de procédure Robert’s Rules of Order.
• Transmettre les procès-verbaux aux parties intéressées, consigner les corrections apportées à leur version provisoire lors de rencontres subséquentes et certifier les procès-verbaux approuvés.
• Assurer la liaison entre le Conseil et le personnel de la GSA, et veiller à la communication rapide des décisions du Conseil au personnel touché.
• Assister la présidence du Conseil en préparant des rapports de comités, des résolutions et d’autres documents pertinents pour les réunions.
• Prendre les présences lors des réunions du Conseil; noter les absences motivées, les arrivées tardives et les départs précoces et en aviser les instances responsables.
• Conseiller la direction et les gestionnaires relativement aux procédures d’assemblée et aux règlements administratifs et politiques de la GSA lorsque nécessaire.
• S’il y a lieu, aider la direction et les gestionnaires à préparer de nouveaux règlements administratifs et politiques ou des modifications à ceux-ci.
• S’il y a lieu, agir à titre de secrétaire des assemblées générales de la GSA.
• Effectuer d’autres tâches à la demande du comité exécutif ou du Conseil de la direction.

Notes

• Les candidats doivent être autorisés à travailler au Canada (NAS valide obligatoire).
• Les candidats externes doivent être actuellement enregistrés comme étudiant.e de cycle supérieur à Concordia.
• Les candidats ne peuvent pas occuper un poste élu ou nommé (exécutif, directeur, membre du comité de surveillance des élections, etc.) dans l’AÉÉCS ou avoir occupé un tel poste dans les trois (3) dernières années.
• La préférence est accordée aux candidats internes selon la convention collective.
• Les entrevues se tiennent les semaines du 16 août et 23 août.
• Lors de sa réouverture, le travail sera effectué en personne au bureau de l’AÉÉCS (2030 Mackay). Entre-temps, le travail sera effectué à distance.

Équité et accommodation

L’AÉÉCS s’engage à l’équité d’emploi et encourage toutes candidatures qualifiées, incluant celles provenant des groupes qui méritent l’équité. Des accommodations sont disponibles à la demande des candidats lors du processus de sélection; veuillez contacter external@gsaconcordia.ca pour prendre des dispositions.

Storwell is offering an annual bursary of $2,000 in support of foster children to help them attend post-secondary schools and to offer a hand up as they make their way forward in life. The award is non-renewable, but candidates are welcome to apply for it once a year.

The successful candidate is an active member of their community, has excellent grades and displays financial need.

Eligibility:

1. Applicant must have been a foster child with either CCAS or CAS or similar official Canadian foster care program and agrees to having the above organization verify the same;
2. Will be enrolled as a full-time student at a recognized post-secondary institution in Canada as of Sept 2026;
3. Canadian Citizen or Permanent Resident;
4. Applicant must be 24 years of age or less at the time of application;
5. Winner agrees to having his/her name, photo and post secondary institution displayed on our website.